Een gewoon ‘bezoek’ wordt een ‘klantreis’ met vooraanmelden

Bezoek uitnodigen is vaak een van de eerste contactmomenten met uw organisatie.
Voor een professionele eerste indruk is het daarom belangrijk dat er een uniform plan is: ‘Hoe nodigen wij bezoekers uit?’

Vooraanmelden kan met DigiReceptie op 3 manieren:

Werkwijze 1: via het DigiReceptie WebPortaal
Via het DigiReceptie WebPortaal wordt de afspraak ingevoerd. Dit gaat even snel als in een agenda, met als voordeel dat extra informatie kan worden toegevoegd zoals 06 nummer, kenteken, ID-bewijs. De bezoeker krijgt een uitnodigingsmail in uw huisstijl voorzien van QR-code voor snel aan- en afmelden, routebeschrijving, parkeerinstructies en wifi login. Veel bezoekersvragen worden zo vooraf al beantwoord, de klantreis is begonnen. Het vervangt hiermee de standaard en onpersoonlijke agenda uitnodiging. Via de agenda-link is het mogelijk om afspraken die in DigiReceptie zijn gemaakt direct in elk type agenda terug te zien.

Werkwijze 2: met uw bestaande agenda software
Om een bezoeker vooraf aan te melden in DigiReceptie hoeft alleen het unieke mailadres in BCC-veld van de agenda uitnodiging te zetten. Dit unieke mailadres staat vermeld op de ‘Aanmeldpagina’ (links onder) in het DigiReceptie Portaal. Bij een nieuwe vooraanmelding kan naast de agenda uitnodiging uit uw bestaande software ook een uitnodigingsmail vanuit DigiReceptie worden verstuurd met aanvullende informatie. Let op: gegevens die niet bekend zijn in de agenda uitnodiging zoals voor-, achter- en bedrijfsnaam kunnen ook niet worden gepresenteerd binnen DigiReceptie.

Werkwijze 3: via een geautomatiseerde API koppeling
Er verandert niets aan de manier waarop nu bezoek wordt uitgenodigd en ruimtes worden gereserveerd. Als DigiReceptie via een API is gekoppeld met uw agenda software zoals Microsoft 365 worden afspraken/data automatisch gesynchroniseerd. Koppelen is alleen mogelijk met een DigiReceptie Enterprise licentie en is maatwerk. Kijk hier voor meer informatie

Bekijk de video

Uitnodiging via receptionist(e)
In een structuur waarbij de receptionist(e) de uitnodigingen verstuurd blijft de werkwijze voor de medewerkers onveranderd. Alleen de receptionist(e) heeft toegang tot het DigiReceptie WebPortaal en kan uit naam van de medewerker het bezoek vooraanmelden. Als bezoek niet is vooraangemeld kan de bezoeker zelf tijdens het aanmelden zijn of haar gegevens invullen en een medewerker kiezen. 

Typ uw gewenste zoekwoord in en duw op Enter om te zoeken